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Elegir al administrador equivocado es uno de los errores más costosos que puede cometer un comité de administración. Esta guía te muestra qué evaluar antes de tomar la decisión.
Cambiar de administrador siempre genera expectativas. Pero también incertidumbre. ¿Cómo saber si la empresa o el profesional que se está contratando va a responder cuando haya una emergencia a las 2 de la mañana? ¿Cómo verificar que los fondos de reserva estarán bien gestionados? ¿Qué pasa si la morosidad sube y el administrador no actúa?
Estas preguntas tienen respuesta, siempre que el comité sepa exactamente qué criterios aplicar durante el proceso de selección. A continuación, los factores que realmente importan.
1. Verifica que esté inscrito en el Registro Nacional de Administradores
Desde la entrada en vigencia de la Ley de Copropiedad Inmobiliaria 21.442, todo administrador de edificio en Chile debe estar inscrito en el Registro Nacional de Administradores, organismo dependiente del Ministerio de Vivienda y Urbanismo (MINVU).
Contratar a alguien que no cumpla este requisito no solo expone a la comunidad a problemas legales: implica que el administrador no ha acreditado los conocimientos mínimos que la ley exige para ejercer el cargo. Es el primer filtro, y no debería ser negociable.
2. Pregunta por su cartera actual de edificios
Un administrador con experiencia real tiene una cartera de edificios activa. No dudes en pedirle que te muestre qué comunidades administra actualmente, en qué comunas opera y cuántos años lleva en el rubro.
Esto te permite evaluar dos cosas: su capacidad para manejar múltiples comunidades simultáneamente (señal de organización), y la posibilidad de contactar a otros comités para pedir referencias directas. Un buen administrador no tendrá problema en facilitar esos contactos.
3. Evalúa la transparencia en la rendición de cuentas
La principal fuente de conflictos en los edificios es la desconfianza en el manejo de los recursos. Por eso, antes de contratar, pregunta concretamente cómo y con qué frecuencia se rinden las cuentas, qué plataforma usan para reportar ingresos y egresos, y si los copropietarios tienen acceso en línea a esa información.
Un administrador que entrega balances claros, detallados y en los plazos comprometidos no tiene nada que esconder. Uno que es evasivo con estas preguntas durante el proceso de selección lo será mucho más una vez contratado.
4. Consulta cómo manejan la morosidad
La morosidad en los gastos comunes es un problema presente en casi todos los edificios. La diferencia está en cómo reacciona el administrador ante ella. Un buen profesional tiene un protocolo claro: gestión de cobranza preventiva, cartas de aviso, y —cuando corresponde— derivación a cobranza judicial.
Pregunta qué porcentaje de morosidad tienen en promedio sus comunidades y qué acciones concretas ejecutan cuando un copropietario acumula deuda. Las respuestas vagas son una señal de alerta.
5. Revisa su capacidad de respuesta ante emergencias
Los edificios no tienen horario. Una bomba de agua que falla un domingo, un ascensor detenido con personas adentro, o un corte eléctrico en plena noche requieren respuesta inmediata. Antes de contratar, pregunta cuál es el canal de emergencias, quién responde fuera de horario de oficina y en qué plazos se comprometen a actuar.
Un administrador profesional tiene proveedores de mantención contratados para los sistemas críticos del edificio —ascensores, bombas, generadores, portones— precisamente para poder dar respuesta rápida cuando algo falla.
6. Verifica su conocimiento de la Ley 21.442
La Ley de Copropiedad Inmobiliaria 21.442 introdujo cambios importantes en cómo deben gestionarse los edificios en Chile: nuevas obligaciones para los comités, requisitos para las asambleas, fondo de reserva obligatorio y registro de administradores, entre otros. Un administrador que no conoce en detalle esta normativa pone en riesgo legal a toda la comunidad.
Durante la entrevista, pregunta directamente sobre aspectos específicos de la ley: cómo se convoca una asamblea extraordinaria, qué porcentaje del presupuesto debe destinarse al fondo de reserva, o qué obligaciones tiene el comité frente al MINVU. Las respuestas te darán una imagen clara de su nivel de preparación.
7. Considera la certificación de calidad
Aunque no es un requisito legal, las empresas administradoras que cuentan con certificaciones como la norma ISO 9001 han sometido sus procesos a auditorías externas que verifican estándares de calidad en la gestión. Es una señal concreta de que la empresa tiene procedimientos documentados y no opera de manera improvisada.
8. Evalúa la visita en terreno
Cualquier empresa administradora seria visita el edificio antes de presentar una propuesta. Esa visita no es solo para cotizar: es para entender el estado de las instalaciones, identificar riesgos y conocer las particularidades de la comunidad. Si una empresa te cotiza sin conocer el edificio, desconfía.
Durante la visita, observa qué preguntas hace el administrador, qué aspectos inspecciona y si toma nota de los problemas existentes. Un profesional experimentado llegará con una mirada crítica y propositiva, no solo con un contrato en blanco.
¿Qué hace diferente a ADECH?
En Administración de Edificios Chile (ADECH) llevamos más de 20 años administrando comunidades en Santiago, con presencia en comunas como Las Condes, Providencia, Ñuñoa, Vitacura, San Miguel, Huechuraba e Independencia. Somos parte del grupo Maid, contamos con certificación ISO 9001:2015 y todos nuestros administradores están inscritos en el Registro Nacional de Administradores y formados en la Ley de Copropiedad Inmobiliaria 21.442.
Nuestro servicio incluye rendición de cuentas transparente, planes de mantención preventiva, gestión de morosidad y atención de emergencias, todo adaptado a las necesidades específicas de cada comunidad.
¿Tu edificio necesita un cambio de administración? Contáctanos al +56 9 9435 0102 o visítanos en Tabancura 1091, Of. 113-114, Vitacura. La primera visita en terreno no tiene costo.